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Algunas características generales

Las siguientes son algunas características comunes a todos los documentos generados con este módulo (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas):

Permite introducir líneas con artículos, líneas de textos manuales y ampliaciones de texto tipo "memo" con formato libre y de capacidad ilimitada. Existe la posibilidad de combinar en un mismo documento artículos y/o servicios de la base de datos, con textos manuales y desarrollo de comentarios. Para evitar el trabajo repetitivo, se puede trabajar con plantillas, que se generan a partir del texto de cualquier presupuesto, pedido, albarán o factura y se utilizan en cualquier punto.

Los precios se organizan en tarifas por artículos, especiales por artículos-clientes y opción de manipulación manual. Dentro de ésta, se puede utilizar el sistema de aprendizaje; cuando éste está activado, las modificaciones excepcionales se mantienen para la siguiente vez que se utilice la misma combinación artículo-cliente, como si se tratase de un precio especial. La opción de aprendizaje se puede desconectar temporalmente a voluntad, en caso de ofertas especiales o campañas. Cuando se utilizan plantillas, los precios se pueden mantener o actualizar, según la necesidad.

La valoración es directa y automática en cada momento; permite el registro por medio de códigos de barras y teclas de grabación rápida. Es posible utilizar direcciones de envío y facturación distintas, e incluso adaptar domiciliaciones para cada caso. Cada documento trabaja con una divisa propia y se imprime en el idioma predefinido según el cliente. Los documentos se pueden imprimir directamente mientras se manipulan, para ver el resultado impreso antes de salir del proceso y grabarlo.

Finalmente, el control del riesgo del cliente permite visualizar todos sus datos financieros y limitar las actuaciones, en caso de que se superen los límites permisibles, según los criterios establecidos en la instalación.


Presupuestos


Presupuestos. Esta opción permite introducir y generar presupuestos y ofertas.

Listado de presupuestos. Los documentos se pueden listar en formato de presupuesto o factura pro forma, y en el idioma del cliente.

Consulta de cartera de presupuestos no aceptados. Para realizar un seguimiento de los documentos no aceptados, y utilizarlos como futura referencia o para elaborar plantillas.

Aceptación de presupuestos. Aceptación total o parcial de presupuestos y, a partir de esa aceptación, creación automática de pedidos confirmados de venta.


Pedidos


Pedidos

Listado de pedidos. Al generar el listado, se puede enviar directamente por fax o correo electrónico. Los documentos se pueden imprimir en formato de pedido o factura pro forma y en el idioma del cliente.

Consulta de cartera de pedidos.

Envío de mercancías. La previsión de entrega de mercancías se realiza desde los pedidos. Permite entregas parciales y completas, individualizándolas o agrupando distintos pedidos en el mismo albarán de entrega. Si se desea que el documento que acompañe a la mercancía sea la factura, y no el albarán, se genera una factura directa, que puede ser bloqueada opcionalmente y se contabiliza sin pasar por albarán.


Albaranes


Albaranes

Listado de albaranes

Consulta de cartera de albaranes pendientes de facturar

Listado de albaranes de agencia. La documentación para la agencia puede salir directamente en muelle de carga a través del proceso de confirmación de embarque.

Etiqueta de bultos

Confirmación de embarques. Confirma la expedición de mercancía. Se trata de un proceso opcional que depende de los criterios elegidos en la instalación. Su función consiste en separar el momento de la generación de la documentación de la expedición, del momento del embarque físico. Permite realizar modificaciones y adaptaciones de las entregas realizadas hasta la fecha.

Facturación de albaranes. Los albaranes pendientes de facturar se pueden agrupar por tipología de pedidos; por ejemplo, los albaranes que se tienen que facturar antes del día 20 de cada mes. Asimismo, se puede decidir si se desea agrupar más de un albarán en la misma factura. Genera una factura automática, que se puede bloquear opcionalmente, y su contabilización.


Facturación


Facturas. Genera la factura automática y su contabilización, tanto en el módulo de contabilidad, como en el de cartera de efectos al cobro.

Listado de facturas y recibos

Diario de ventas


Estadísticas de ventas. Pone a disposición del usuario estadísticas combinadas con datos numéricos y gráficos permanentes. Permite cualquier tipo de clasificación y combinación de datos, así como el enlace de clientes y artículos, con detalle de conceptos de facturación y facturas individuales. Permite extraer estadísticas por períodos.

Análisis de riesgos de clientes

Operaciones aseguradas

Liquidación de comisiones

 

Datos generales: clientes


Datos básicos del cliente que incluyen direcciones asociadas, sin límite por cada una de las fichas. Estas direcciones se pueden catalogar en tres grupos básicos: direcciones de entrega, direcciones de facturas (con posibilidad de cambio de domiciliación bancaria por cada una de ellas) y contactos del clientes, por ejemplo, nombre y cargo del representante de compras, etc.

Se puede entrar en cada ficha de cliente desde cualquier punto de la aplicación y por medio de cualquiera de los datos de su propia ficha o de cualquiera de sus direcciones y/o contactos. Esta prestación permite, por ejemplo, buscar a un cliente por medio del nombre de la secretaria de alguno de sus departamentos.

Cada cliente mantiene su propia divisa y condiciones de ventas. Además, la ficha incluye el período vacacional y el horario por departamentos, por si de éste dependiera el contacto financiero o el reparto de mercancías.

Controla riesgos
asegurados y riesgos propios, la presencia de un agente y su posible jefe de ventas, si existe más de una agencia de envío, la catalogación de su movimiento por tipología de pedidos (véase Envío de mercancías en el módulo Ventas), las copias que son necesarias para cualquier documentación, y el idioma en el que se ha de presentar.

Datos generales: artículos


En la definición de los artículos figuran datos básicos como familias, tipo de impuestos, etc. Pero, además, existe la posibilidad de asignar un grupo de tallas y/o colores, por ejemplo, con la finalidad de mantener la información de forma global para cada unidad de talla y/o color. Mediante este sistema, se puede efectuar una modificación en conjunto a todo el grupo de tallas y/o colores (por ejemplo, del campo familia). También es posible modificar el mismo campo de forma más concreta para todos los colores de una talla o viceversa, o de forma individual para una talla y color concretos.


La selección de cada artículo (con talla y/o color concretos) se puede realizar introduciendo el código o mediante la parrilla de selección. También se puede definir la tipología del artículo, en cuanto a su procedencia: si se trata de un artículo de compra, de producción, una fase de trabajo, un servicio carente de control de stocks, etc.

En cuanto al manejo de unidades de medida, se dispone de un sistema amplio de gestión, consistente en que cada artículo dispone de hasta tres unidades prefijadas: unidad de almacenamiento, de compra y de venta. Estos parámetros se pueden definir, de forma que no sea necesaria su manipulación posterior en el proceso de gestión, pero también pueden dejarse abiertos. En ese caso, aunque se aconseja siempre la unidad indicada en la ficha del artículo, el usuario puede decidir la unidad utilizada en cada proceso de forma individual.

En el sistema de precios, se dispone del precio de última compra y fecha de ésta, precio medio ponderado y precio estándar. Éste último se controla manualmente y permite calcular desviaciones de los demás dentro de una campaña o temporada. Existen varios sistemas de valoración para inventarios y/o contabilización de movimientos de almacén.

Los sistemas de planificación y reaprovisionamiento permiten al usuario adaptar el proceso de cálculo de necesidades a casos muy concretos y aseguran un exacto control del almacén, así como el automatismo necesario para la gestión diaria (véase Cálculo de necesidades, del módulo de Almacén).

Subcódigos para artículos. Esta opción permite generar identificaciones para cada grupo asignado a un subcódigo de artículo (por ejemplo, subcódigo para tallas, para colores, para diámetros o materiales). Cada uno de estos subcódigos puede contener tantos grupos como sea necesario y, a su vez, cada uno de ellos, tantas identificaciones como se crean oportunas. Una vez definidas estas tablas, bastará con asociarlas a los artículos, para obtener un sistema de mantenimiento global. Esta opción permite modificar hasta 120 fichas de artículos (en el caso de un grupo de 8 elementos por 15), mediante la manipulación de una sola ficha.

Textos para bloques fijos de artículos. Estas tablas permiten seccionar el código de artículo en bloques de longitud fija y asignar identificaciones a cada valor y para cada bloque. Con este sistema se puede conseguir, mediante la introducción del código del artículo, una descripción automática, completa y uniforme de su propia identificación.

No tan sólo es posible rellenar de forma automática las identificaciones de los artículos, sino que el término "pantalón" siempre estará escrito de la misma forma, consiguiendo con ello una uniformidad imposible de alcanzar con la escritura manual. Por ejemplo, bastaría con decidir que, cuando el primer dígito del código del artículo contenga una P, se escriba, de forma automática, en su propia descripción, el término "pantalón", y así sucesivamente con cada grupo de dígitos del código.