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Algunas características generales


El módulo de mantenimientos y garantías permite controlar los contratos de este tipo derivados de la propia ventas o de un servicio adicional. Podemos contar con datos de control como:
Artículos. Control de garantías, duración de las mismas; urgencia de los servicios; renovación automática; días de aviso antes de la finalización de cada contrato de mantenimiento y/o garantía.
Clientes. Control de tarifas aplicadas en contratos de mantenimientos.
Tipos de contratos.
Tipos de formularios de contratos.

Garantías


Las garantías se crean automáticamente desde los procesos de facturación, a partir de los datos contenidos en la propia ficha del artículo. Se agrupan en contratos por los conceptos de duración de la garantía, urgencia, garantía convertible en mantenimiento, etc.

Mantenimientos


Los mantenimientos se gestionan de forma completamente manual y se puede incluir en ellos cualquier artículo vendido, con o sin control de números de serie; también se puede incluir artículos no vendidos, incorporando así el parque del que disponga el cliente, permitiendo la gestión de artículos adquiridos a terceros.
Los contratos de mantenimiento pueden agruparse por tipologías de servicio. Es posible asignar hasta 999 tipologías distintas, codificables mediante tabla de parámetros.
Permite realizar presupuestos de mantenimientos, en espera de confirmación por parte del cliente.

Sistema de cálculo


El cálculo de los contratos de mantenimiento (que no de las garantías, que quedan excluidas de todo sistema de cálculo, al considerarse sin valor) incluye un precio base mensual aplicado por la tarifa indicada en la ficha de cada cliente, y un coeficiente de duración del contrato en meses, introducido por el operador.
Cualquier artículo añadido o eliminado dentro del período de mantenimiento y en el mismo contrato provoca la creación de un albarán facturable equivalente al prorrateo del valor del mismo por los días que aún quedan de vigencia del propio contrato.

Documentación


Emisión de contratos definibles por el usuario, con campos parametrizados que permiten incorporar desde la fecha al nombre del representante legal del cliente.
Permite hasta 999 tipos de contratos con formato distinto, según el tipo de contrato asignado.

Renovaciones


Los sistemas de las renovaciones son automáticos y se realizan por períodos idénticos a los establecidos en cada contrato. En el caso de las garantías, al renovarlas se convierten directamente en contratos de mantenimiento.
En cada renovación se incluye una adaptación automática del precio de los contratos, basada en el diferencial producido en las tarifas, desde la fecha de inicio, hasta la fecha de la renovación. Este diferencial se aplica directamente a los precios del contrato, tanto si se han generado de forma automática, extrayéndolos de las tarifas vigentes en su día, como si se han introducido de forma manual. Esta opción permite el ajuste automático de las valoraciones de los contratos, sin necesidad de tener que determinar un porcentaje de incremento anual; se ajustan directamente al posible incremento de precios y son independientes de la duración de cada contrato (mensual, trimestral, anual...).


Avisos administrativos


Todo contrato de mantenimiento o garantía incluye un sistema de avisos en el momento de la renovación. Dicho sistema permite informar al departamento de administración de cualquier incidencia que se haya podido producir mientras el contrato estaba vigente.
En la mayoría de los casos, es el departamento técnico quien controla el contrato de mantenimiento, independientemente del departamento de administración; éste último, gracias al sistema de avisos, se pone al día de incidencias en el momento en que tiene que actuar: justo antes de la renovación.