Esta nueva gestión de devolución de mercancías de clientes sustituirá a las usadas hasta el momento.
Aunque se mantiene el proceso de Abonos automáticos, el tratamiento de devoluciones de matrículas, de artículos serializados dejara de poder hacerse a través de la gestión de Albaranes de ventas para entrar de lleno en este proceso.
Situado en el módulo de almacén, inicia su gestión en el departamento de almacén con la recepción de las devoluciones de cliente. Estamos hablando siempre de mercancías físicas, por en este punto no podemos gestionar artículos de tipo comerciales (servicios y similares).
Si disponemos del módulo de Gestor documental, podremos digitalizar un posible documento de entrada del transportista o del mismo cliente.
Una vez registrados los productos que nos han entrado, se pasa a la fase de evaluación. Debemos asignar el estado en el que se encuentra la mercancía. Para este fin disponemos de un mantenimiento propio que cataloga por colores el estado de los productos al mismo tiempo que define, por cada estado, si es aceptable o no su devolución.
Ya en este instante y como justificante de la recepción de la mercancía, dispondremos de un impreso para el transportista que realiza el envío. Eso sí, con una indicación clara de que se ha recibido pero queda pendiente de verificación.
Sólo en los casos de mercancía definida en un estado aceptable, podremos pasar al proceso de asignar su trazabilidad. Tendremos a nuestra disposición una potente herramienta de búsqueda de documentos que nos permitirá seleccionar el albarán de entrega o factura de ventas de procedencia del producto. De esta forma, enlazaremos cada devolución a su documento de venta correspondiente.
Los datos de valoración de cada devolución se extraen del documento asignado en su trazabilidad.
Quizás, esta función de búsqueda de la trazabilidad haya pasado de manos y se convierta en una función más comercial que la recepción de la mercancía devuelta. Cada usuario lo organizará como mejor le convenga. El proceso permite la acción directa o la realización en dos fases.
Una vez disponemos de la trazabilidad completa, es el momento en el que interviene el personal de administración para realizar físicamente la devolución. Con toda la información a la vista, son ellos los que determinan el momento en el que se realiza la devolución. Si hemos tenido que realizar nosotros la recogida de la mercancía, es el momento de añadir unos posibles gastos de portes.
Por norma general, se crea un albarán de devolución de mercancías que podemos incluir dentro de la próxima facturación al cliente o facturar de forma independiente.
Para los usuarios que dispongan del módulo de Punto de venta o Venta en mostrador, disponemos de la posibilidad de crear factura de abono directa cuando se trata de un pago contado, cuando hablamos de una venta de mostrador que se cobra al momento y no se desvía a un proceso de facturación diferido, por ejemplo, a fin de mes.
Desde este mismo proceso es posible imprimir el albarán de devoluciones o la factura de abono de forma directa y sin pasar por otras opciones de menú.
Podemos incluir valores de depreciación de la mercancía si está activado por parámetros.
La alternativa a aceptar una devolución es rechazarla: por el estado del producto, por criterio comercial o, incluso, por criterio administrativo. En estos casos, podemos marcar el rechazo y dispondremos también de un documento que entregar al cliente para documentar tal acción.
Sobre las devoluciones de mercancías rechazadas cabe un retroceso para reevaluar su rechazo: podemos volver atrás este proceso y revisar de nuevo la devolución.
En la consulta de las devoluciones pendientes se dispone de un análisis de la situación de cada documento identificando el nivel de gestión de cada uno y si hay o no líneas pendientes de ser aceptadas por administración para crear los abonos definitivos. Son las líneas que ya hemos confirmado que se encuentran en buen estado, con la trazabilidad documental completa y en espera de confirmación administrativa.
