¿Qué quiere decir y qué hacer cuando nos sale este mensaje?
Este registro está siendo modificado por otro usuario
Nuestra filosofía de trabajo
Para comprender qué hay detrás de este mensaje, tenemos que comenzar por hablar de nuestra filosofía de trabajo. Si os parece un “rollo” demasiado técnico podéis saltar al siguiente capítulo.
Quisiéramos aclarar el funcionamiento de nuestra base de datos: tanto el control de integridad referencial de los datos como el sistema de bloqueo de registros son una obra de ingeniería propia. Hemos desarrollado estos sistemas con el único fin de que la base de datos se convirtiera en un simple contenedor de información.
Desde siempre nos hemos negado a automatismos que puedan adaptarse en un porcentaje más o menos alto a las necesidades de nuestro producto. Desarrollando estos sistemas de forma interna hemos conseguido que Duir controle los datos al 100% de las necesidades del propio Duir: no se puede conseguir más efectividad.
Es cierto que estos detalles hacen que nuestra programación se convierta en algo más compleja. No hemos aprovechado herramientas que otros desarrolladores sí aprovechan y les permite obtener resultados aceptables de forma rápida. Escogimos el camino más complejo, pero nos permite obtener resultados más personalizados y no nos importa tanto el tiempo de desarrollo como el resultado final: son las necesidades del usuario lo único que ha de contar.
Hoy en día existe multitud de herramientas que permiten hacer gestiones de pantalla de forma semiautomática. Se diseñan como “churros”; basta con arrastrar los campos sobre una parrilla y ya disponemos de una pantalla que parece más una hoja de cálculo que un programa de gestión. Luego le venden al usuario que así todo es modificable y accesible de cualquier forma, pero están encubriendo la simpleza y las prisas en el desarrollo. Son importantes los controles, es importante no tener un scroll horizontal y disponer de todos los datos a la vista (para nosotros no es aceptable tener las líneas de un pedido en horizontal y no poder ver todos los datos necesarios al mismo tiempo; cuando vemos el código del artículo, no logramos ver los descuentos o el importe). Detrás de nuestro sistema de trabajo hay mucho tiempo invertido, un diseño ajustado a las necesidades del usuario y un sistema de control de cada dato que asegure la integridad de la base de datos al completo.
¿Qué quiere decir este mensaje?
Cuando un usuario quiere entrar a modificar la ficha maestra de un cliente, por ejemplo, y otro usuario está haciendo lo mismo, el sistema de bloqueo emite este mensaje avisando al usuario que, en este momento, no es posible acceder a esta ficha porque otro usuario la tiene cogida: está en uso.
Nos pide que esperemos a que el otro usuario salga de su modificación para darnos acceso ya con los datos que el otro usuario haya modificado. Sólo entonces nos permitirá acceder.
Este sistema de bloqueo permite mantener la integridad de los datos en todo momento y es aplicable a cualquier ficha maestra (clientes, proveedores, artículos, formas de pago, tipos de efectos, etc.) o a cualquier documento de gestión (pedidos, albaranes, facturas, asientos, etc.).
Somos conscientes de lo frustrante que es cuando nos impiden el acceso en un momento en el que queremos hacer algún ajuste. Sin embargo, siendo sinceros, si hay otro usuario modificando la misma ficha, ¿qué datos vamos a enseñar, los actuales o los que va a grabar en breve el otro usuario? Hemos optado, como no puede ser de otra forma, por la integridad, dos personas no pueden modificar la misma ficha al mismo tiempo.
¿Qué hacer cuando sale este mensaje?
Lo normal es esperar unos instantes a que acabe lo que esté haciendo el otro usuario y luego entrar nosotros ya con los datos que haya actualizado el otro usuario.
Pero ya sabemos que quien espera acaba desesperado y somos impacientes por naturaleza. Si vemos que no tenemos acceso al segundo intento, disponemos de una valiosa herramienta que nos dará más información sobre el bloqueo.
En la parte inferior de todas las pantallas bloqueables tenemos un símbolo de información que nos dirá quién y dónde tiene bloqueada la ficha que deseamos modificar.
Al hacer click sobre este símbolo obtendremos una pantalla como la siguiente: nos informa quién es el usuario que tiene bloqueada la ficha, desde qué módulo Duir, en qué número terminal y cuál es el número de serie de su disco.
Con esta información ya podemos decirle a “Juanjo” que haga el favor de acabar lo que está haciendo y que nos permita trabajar a nosotros.
Hasta aquí el procedimiento normal pero “como es normal”, en el trabajo diario la normalidad no existe del todo. Resulta, que “Juanjo” se ha ido a desayunar y ha dejado Duir abierto y dentro de la ficha a la que nosotros deseamos acceder.
Mal hecho, muy mal hecho. Hacemos mucho hincapié en la seguridad de acceso a Duir, no podemos dejar la pantalla conectada y con nuestro usuario identificado: cualquier cosa que haga alguien en este terminal abierto de par en par, quedará registrada a nuestro nombre. Debemos evitar a toda costa estas situaciones, es como entrar en nuestro banco y dejar la pantalla con nuestra cuenta abierta para que cualquiera que pase por allí pueda ver o hacer lo que sea. La seguridad no es un concepto gratuito y banal.
Por descontado, también los hay quienes, conectándose en remoto al servidor de trabajo, cierran su portátil sin salir previamente de Duir. O, lo que es peor, sin salir de la ficha del Cliente que estaban modificando y, de esta forma, dejan sin acceso a toda la empresa hasta que decidan continuar.
Hay que salir de Duir siempre. Con este acto se realiza una desconexión lógica del usuario y se libera el uso de su licencia y, por descontado, nunca dejar Duir dentro de un proceso para el día siguiente.
Pero también sabemos que todas estas advertencias y consejos no siempre se cumplen.
¿Cómo salir del paso en la peor de las situaciones?
Hay dos formas distintas para desbloquear una ficha que dejó bloqueada ese otro usuario “despistado”.
Opción 1.
El único usuario que puede acceder a la ficha es el usuario que la tiene bloqueada. Es decir, si COCO (ver la pantalla del ejemplo) intenta entrar en el Cliente bloqueado desde el mismo terminal 0101, se le dará acceso y podrá entrar en la ficha, acabar lo que tenga que modificar o simplemente salir cancelando. Con esto será suficiente para que la ficha se desbloquee y permita a los demás usuarios seguir con su trabajo.
Opción 2.
Desde el proceso Estado de los terminales (en el apartado de Datos generales) podrán ver y desconectar al usuario que se ha ido de vacaciones dejando su trabajo a medias. Eso sí, solo es posible esta acción por parte del administrador del sistema. Los demás usuarios podrán consultar el estado de las conexiones, pero no podrán intervenir en ellas.
El botón “Desconexión usuario” permite al supervisor del sistema desconectar a cualquier usuario que haya dejado conectado Duir: realizar la desconexión lógica que no hizo el usuario “responsable”.
El otro botón “Limpiar marcas obsoletas” borra cualquier marca de bloqueo que tuviera el usuario que acabamos de desconectar.
De hecho, borrará cualquier marca de bloque de cualquier usuario que no esté conectado en este momento.
Esta limpieza de marcas obsoletas libera cualquier ficha o documento que haya podido dejar a medias ese usuario “responsable”.