Como ayuda a los usuarios de Duir y mientras no dispongamos de la versión directa de emisión de factura con firma digital o electrónica, se ha preparado un pequeño proceso de creación de facturas en formato xml para poder importar los datos directamente desde el programa e-factura de Hacienda Pública.

Muchos usuarios ya lo conocen porque han sufrido en primera persona el funcionamiento errático de la doctrina del programa de Hacienda, así como su penosa funcionalidad.
Sobre todo son los organismos públicos los que están solicitando como obligatorios unos datos cada vez más rebuscados con el único efecto de un retraso en el vencimiento de cada factura. Además, para rizar el rizo, no podemos solicitar ayuda de ningún tipo porque ni ellos mismos saben lo que solicitan, ni el motivo de la devolución reiterada de los archivos que vamos enviando. Vamos incorporando sus necesidades una a una y de la forma más penosa posible, con pruebas de acierto y error: si ponemos este campo aquí y lo enviamos, si nos lo rechazan sabremos, que no era su lugar. Eso sí, con cada prueba hemos de esperar unos días a recibir la respuesta de aceptación o rechazo.
Bueno! A lo que vamos, en algunos casos nos están solicitando los centros administrativos DIR3 , estos son datos que podemos encontrar en una lista publicada a tal efecto y colgada en la web en esta dirección «Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR3)»,  dentro de esta página, desplegando la opción “Consulta de unidades y oficinas en DIR3”, podremos encontrar por grupos todas las listas existentes. Si deseamos, como es el caso de la mayoría de los usuarios, la lista de ayuntamientos, hemos de descargar la denominada “Listado de unidades orgánicas de EELL” (Entidades Locales). Pero en vista de que cada organismo público puede disponer de más de un centro administrativo, y teniendo en cuenta que, con estos códigos, además podemos definir el centro de coste donde va imputada la factura que enviamos (les hacemos también la contabilidad a ellos), lo mejor sería solicitarlo directamente a nuestro cliente y así nos aseguramos de que son correctos.
En la ficha maestra del cliente se han añadido los campos: Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora, rellenando estos datos podréis conseguir que el formato de la factura en xml que sale de Duir, sea completo.
A nivel anecdótico y para ilustrar nuestra propia frustración con la puesta en marcha de este sistema de integración de facturas sin ayudas de ningún tipo, os contamos que dentro de los campos “Centros administrativos” se identifica a cada uno con un Código interno que determina su naturaleza: Oficina contable, Órgano gestor o Unidad tramitadora. A ese código se le añade el identificador que hemos puesto en la ficha del cliente, el que nos ha proporcionado el propio organismo público, y luego se complementa con una pequeña descripción a título informativo para que salga como texto cuando se imprima la factura.
Este último campo descriptivo no es un dato operativo y cada cual pone lo que quiere. Nosotros pusimos en este texto “Oficina contable”,  “Órgano gestor” y “Unidad tramitadora” respectivamente, y nos encontramos con que nuestros archivos xml eran rechazados una y otra vez, desconociendo el motivo nosotros y ellos. Hasta que se nos ocurrió cambiar el texto “Órgano gestor” por “Manolo se va de vacaciones”; desde ese momento aceptaban nuestros archivos. Hemos llegado a la conclusión de que no les gustaba el acento de “Órgano gestor”. Podemos escribir cualquier texto, el que se nos ocurra, puesto que no se trata de ningún valor operativo, y aunque el archivo xml permite sin problemas los acentos, ellos rechazan los archivos por este motivo. Con las dilaciones en las respuestas después de cada prueba hemos tardado semanas en llegar a esta conclusión, con lo que implica de retraso en los pagos de las facturas. Nuestro enfado en estos casos es tan irrelevante como justificado.
Además, os recordamos de nuevo, aunque ya se comentó en el boletín del mes de noviembre del 2015, que el campo Referencia, situado en los datos del pie de cada factura, lo usamos para rellenar la “Referencia del expediente”, en el caso de que nos lo soliciten. Porque hay otros clientes que, sin este dato, tampoco nos aceptan las facturas.