Esta vez las novedades llegan en febrero, como las borrascas del Atlántico, acompañadas de nubes, lluvia y viento, y como la floración de los almendros o el retorno de las cigüeñas.
Estos son los cambios y mejoras que han aparecido desde la última publicación y que ya están liberadas en la nueva versión de Duir. Les recordamos que, si están interesados en cualquiera de ellas, en su puesta en marcha o necesitan ampliar la información de este artículo, no duden en ponerse en contacto con nuestro Departamento comercial .
Ya disponemos de una conexión directa con el módulo de Gestor Documental sin necesidad de tener que llamarlo desde el escritorio de Windows.
Aunque cada documento disponía de su propio enlace directo con el Gestor Documental, no disponíamos de la opción de acceder al Gestor Documental sin documento alguno hasta ahora.
Con esta opción se ha inaugurado una nueva columna en el menú donde podremos situar en un futuro próximo conexiones con procesos de máximo uso, un atajo por así decirlo desde el propio menú.
Se está extendiendo la opción de disponer de los procesos de listados de documentos desde el mismo punto donde se crean. Esto ya se hacía así en procesos independientes como los envíos y la recepción de mercancías adaptados a las necesidades de cada empresa (procesos no administrativos con interfaces específicos), pero estas opciones no habían llegado aún a los procesos administrativos de Duir.
Desde ahora, ya disponemos de la gestión de listados pendientes en el proceso de Envío de Mercancías, Recepción de Mercancía y Devoluciones de Clientes.
En el proceso de Borradores de Pedidos de Compras ahora disponemos de la opción de cambio de sistema de planificación para los artículos que se gestionan sobre pedido.
Como siempre, evolucionando los controles de seguridad, disponemos de nuevos mensajes evidenciando problemas de configuración cuando se intenta acceder a Duir con un número de terminal que no ha sido configurado previamente en el archivo dui.ini.
Se ha agilizado bastante el acceso a programas con gran volumen de datos. El retardo inicial en el arranque de algunas pantallas se debía a la carga de textos de cada campo en los distintos idiomas en los que puede acceder el usuario. Procesos como los mantenimientos de Cliente, Empleados o Artículos, con gran volumen de datos, sufrían una pequeña retención al arrancar. Ahora, aunque seguimos realizando la gestión de idiomas y eso implica una carga inicial importante, hemos logrado agilizarla y la entrada a estos procesos es ahora más ágil.
Como pueden ver, no somos perfectos pero luchamos cada día por mejorar.
En el proceso de consulta de artículos, en la pantalla de información básica, donde antes se informaba de que este producto estaba en oferta, ahora se ha añadido el precio y/o descuento de esta.
A nivel de valoración de los artículos, el informe de Ofertas y Promociones ha separado cada oferta en páginas independientes para facilitar el envío por mail a los clientes.
En los procesos comerciales, en su opción de envío de mails por medio del gestor de correos de Windows y en la pantalla donde enseñamos los posibles destinatarios, ahora se puede añadir nuevos contactos.
Podemos crearlos como nuevos destinatarios manuales para el envío del mail y se añaden automáticamente a la ficha del cliente como un contacto más.
Además de esta opción, se ha incluido también la opción de añadir un texto personalizado para el mensaje. Este último punto es muy importante cuando no se dispone de programa de correo de Windows en el propio terminal.
Sobre la gestión de agentes comerciales y dado que Duir los gestiona a nivel de línea tanto en albaranes como en facturas y para facilitar información al usuario, se ha añadido un botón de consulta de agentes por líneas. Este botón solo se activa cuando hay líneas con distintos agentes comerciales en el mismo documento; si el documento gestiona un agente único, éste sale en la cabecera del documento (verde) y es manipulable manualmente por el usuario; en el caso contrario, el campo Agente de la cabecera del documento se esconde y se activa el botón de consulta comentado.
Ejemplo con agente homogéneo en el documento.
Ejemplo con agentes distintos en algunas líneas.
Ya disponemos de una Gestión de Tareas Internas de Duir que nos permita la desconexión lógica y total de todos los usuarios que hayamos dejado conectados por accidente.
Esta opción la podemos lanzar al terminar la jornada laboral llamando al programa DUIR300TSK.exe USR (USR es el parámetro que necesita el programa TSK para realizar el cierre lógico de usuarios).
El proceso de Operaciones Intracomunitarias dentro de los Procesos Periódicos contables se ha divido en dos informes distintos: por un lado disponemos del informe de Operaciones Intracomunitarias con el detalle de operaciones por documentos, y por otro lado, el informe para el Intrastat con el detalle por partidas arancelarías y pesos de cada operación.
Entre los mantenimientos de datos de Clientes, Clientes Potenciales y Proveedores se ha activado una nueva función para importar datos entre las distintas tablas basándonos en el CIF/NIF/NIE de la ficha.
Esta función permite importar los datos fiscales de una empresa cuando la necesitamos abrir como cliente y ya existe como proveedor o viceversa.
También para estos procesos concretos se ha parametrizado, en el mantenimiento de Empresas, unos nuevos campos donde podemos indicar el código de Cliente, Cliente Potencial o Proveedor que vamos a usar como plantilla para autocompletar las fichas de nueva creación.
De esta forma, al abrir un nuevo Cliente, encontraremos los datos con sus valores preestablecidos extraídos del cliente base que hemos indicado en la empresa.
Esperamos sinceramente que, con esta función, dispongamos de un ahorro importante de tiempo y una homogenización de datos para cada nuevo Cliente, Cliente Potencial o Proveedor.
Variando el contenido de las fichas indicadas en la empresa como base para la creación de nuevas fichas podemos afinar nuestro sistema de creación de datos.
En el proceso de Datos Generales, Parámetros de gestión y de forma exclusiva para supervisores del sistema se ha añadido un informe sobre ocupación de la base de datos. Incluye, entre otros: la ubicación y nombre de la base de datos del ERP y del Gestor Documental; la ocupación en disco de cada una y la cantidad de Clientes, Clientes Potenciales y Artículos que tenemos abiertos por cada empresa; volumen de asientos contables y anotaciones de IVA por empresas y ejercicios,.. vamos! Un resumen completo de la información y el volumen de ella que estamos generando.
Hemos dado la solución al problema que se creaba al intentar subir un documento al Gestor Documental de Duir, cuando este documento estaba abierto por el usuario o tenía algún problema con los permisos del sistema.
Hablamos siempre de documentos externos: facturas de proveedores y similares, en algunas ocasiones se descargan en disco para adjuntarlos a los Albaranes de Recepción de Mercancías, Facturas de Compras o Asientos Contables de todo tipo de gastos. En estos casos, Duir sube el archivo seleccionado y debe borrar el archivo origen del disco; pues bien, no siempre era posible por los problemas mencionados (estaba abierto por el usuario o tenía algún problema con los permisos del sistema).
En estos casos Duir no podía borrar el archivo origen y el usuario no se daba ni cuenta. Ahora hacemos una comprobación final después del borrado para asegurar la correcta ejecución de este ya que el sistema no devuelve a Duir ningún tipo de test que confirme la acción. Cuando el resultado es negativo — el archivo no ha podido ser borrado, — Duir emite ahora un aviso al usuario notificándole de este hecho.
No es que esto supusiera un problema, Duir subía igualmente el archivo al Gestor Documental, pero no podía limpiar la basura temporal de disco del usuario y nos parecía poco “higiénico”.
Se ha añadido un nuevo campo en la gestión de los contadores que permite bloquear la creación de un contador concreto en la generación automática cuando cambia el ejercicio.
Aunque esto suene muy duro, intentaremos explicarnos: Duir dispone de dos criterios para la asignación de contadores cuando cambia el ejercicio (se define en la gestión de Parámetros Generales en el campo “Desea comenzar de cero los contadores para el siguiente ejercicio?”).
Vamos a hablar de un pequeño pero muy retorcido problema.
Si deseamos empezar de cero estos contadores al cambiar el ejercicio, no hay ningún problema: por ejemplo, en diciembre acabamos con la factura 80256, y en enero la primera factura será la número 1.
Qué sucede cuando — y no debería suceder, — en enero necesitamos realizar una última factura en el mes de diciembre? Pues, como los contadores van por ejercicio, se le asigna el número 80257 siguiendo el contador del ejercicio anterior y el contador de nuevo ejercicio no se ve afectado.
Pero, sin embargo, si deseamos que los contadores se arrastren de un ejercicio al siguiente, tenemos un problema.
Imaginemos el mismo ejemplo: acabamos el ejercicio con la factura 80256 y al cambiar de ejercicio Duir traspasa ese valor al contador del ejercicio siguiente; de esta forma, la primera factura del nuevo ejercicio tendrá el número 80257 y continuará arrastrando la numeración.
Veamos ahora el mismo problema anterior: qué sucede cuando necesito realizar una última factura en el mes de diciembre y ya estamos en enero? Los contadores ya están traspasados. Al hacer esta acción y en este caso concreto se asigna el número 80257 a la factura de ejercicio anterior pero, aquí surge el problema, para el nuevo ejercicio, su primera factura también será la 80257. Para Duir eso no representa un problema porque son de ejercicios distintos y no las confundirá pero hemos de reconocer que para el usuario es estéticamente crispante.
Al poner este nuevo campo, el bloqueo de la creación del contador en la generación automática cuando cambia el ejercicio, Duir impide al sistema crear ese contador. Así permite al usuario hacer facturas en diciembre del ejercicio anterior desde enero del nuevo ejercicio.
Como el contador no se ha creado, si por error el usuario intenta hacer facturas en el nuevo ejercicio, el sistema le dará un aviso de que no puede hacerlo porque no existe ese contador. Y así seguirá, hasta que el usuario haya realizado todas las operaciones de ventas en el ejercicio anterior y decida crear manualmente el nuevo contador.
Hasta que lo haga, no podrá realizar facturas en el nuevo ejercicio.
Ah! y para crear el nuevo contador manualmente, nos permitimos recordarles que el contador del nuevo ejercicio ha de ser el número final del ejercicio anterior. Duir sumará 1 al contador que le pongan para asignar número a la siguiente factura.
Pero este retorcido problema tiene sus días contados; cuando llegue VeriFactu, nadie podrá hacer facturas fuera de la fecha del día. Se acabó el hacer facturas con fecha de ayer o de mañana.