Qué ocurriría, si en el día de mañana los discos duros de sus servidores u ordenadores se estropearan? Esto le provocaría un gran dolor de cabeza y muchos problemas al perder toda la información almacenada en esos discos. Para evitar esta situación, la mejor opción es realizar copias de seguridad de los datos para que en caso de catástrofe, se pueda volver a recuperar esa información.

¿Por qué es necesario un sistema de copias de seguridad?
Los discos donde guardan la información los equipos informáticos suelen ser bastante seguros pero en ocasiones sufren caídas, ralladuras o cortes de luz que ponen en peligro toda la información almacenada.
A veces se puede recuperar la información pero puede llegar a ser un proceso lento y excesivamente costoso, por lo que muchos usuarios desisten de recuperarla. En estas ocasiones, en las que los discos fallan, el simple hecho de tener copiados los archivos en otro sistema externo proporcionará muchísima más seguridad a la hora de conservar los datos, además de ofrecer más tranquilidad al saber que ante cualquier problema que ocurra, podremos restaurar nuestra información de forma rápida y sencilla.
A la hora de realizar una copia de seguridad podemos hacer uso de distintos medios, como una memoria USB o un DVD, o bien contratar el servicio externo de una empresa.

Consejos a tener en cuenta a la hora de realizar las copias de seguridad

Identificar los datos críticos para nuestro negocio
En un equipo informático se almacenan inmensas cantidades de información pero no toda es importante. A la hora de planificar una copia de seguridad es importante que tengamos muy claro qué información es la más importante para no gastar tiempo, esfuerzo y espacio en copiar datos que no son relevantes.

Determinar la frecuencia adecuada para nuestras copias
Este es un punto muy importante a la hora de crear una buena política de copias de seguridad. Hay que determinar la periodicidad de las copias, y para decidirlo lo mejor es tener en cuenta cada cuánto tiempo cambia nuestra información. Por ejemplo, si nuestros archivos cambian una vez en semana, no tiene sentido hacer copias de seguridad diarias ya que estaremos almacenando los mismos datos una y otra vez.

Copia continua
Aun teniendo en cuenta lo anterior, lo ideal es que el sistema de copias esté permanentemente actualizado, es decir, que en caso de pérdida de la información podamos recuperar todo, incluso lo que haya sucedido sólo unos segundos antes del incidente.

Recuperación de los datos perdidos de forma rápida
Tan importante es asegurarnos de tener replicada la información como restaurarla en un espacio corto de tiempo, por ello las copias deben estar en un sitio cercano a nuestro equipo. Y para no depender de esto, siempre podemos usar un sistema de copias online para disponer de la información donde quiera que estemos, asegurándonos que el servicio nos permite restaurar la información rápidamente.

Verificar las copias para garantizar que se pueden restaurar
No hay nada peor que estar haciendo copias de seguridad durante un largo periodo de tiempo y cuando las necesitemos nos demos cuenta de que los datos almacenados no son los correctos. Es aconsejable que cada cierto tiempo nos cercioremos de que los datos que se almacenan en las copias son los correctos, y que se puede acceder a ellos sin ningún tipo de problema.

Recuperación granular desde una copia de seguridad
Cuando hablamos de una recuperación granular, nos estamos refiriendo a poder restaurar un archivo en concreto, no toda la estructura, ya que en la mayoría de las ocasiones sólo necesitaremos restaurar ciertos ficheros.

Externalizar una copia cifrada fuera de la organización
Si la información es de extrema importancia o confidencial, deberíamos tener un segundo sistema de copias en un depósito seguro, en un lugar alejado, a salvo de los robos y del fuego. De esta manera, las posibilidades de perder información se verán reducidos al mínimo. Por ejemplo, el de un centro especializado, aunque hace falta tener en cuenta que éste debe contar con las máximas medidas de protección y sistemas de alimentación independientes para que los servidores funcionen siempre.

No concentrar la información crítica del negocio en una única persona
Dejar todos nuestros datos en las manos de una única persona conlleva que, en caso de que a esa persona le suceda algo o abandone la empresa, no podamos acceder a los datos. Es importante replicar esta tarea en varios usuarios para que en caso de que uno falle, otro pueda recuperar la información en su lugar.

Destrucción de las copias de seguridad
En ocasiones es importante destruir los datos almacenados para que no caigan en manos de terceras personas. Si realizamos copias en dispositivos externos como CD o DVD, a la hora de destruir esos dispositivos es fundamental asegurarnos de que el proceso cumple con la ley de protección de datos, que nos asegure que ningún tipo de información caiga en manos no deseadas.

Las copias de seguridad aportan valor a las empresas
Aunque se piense que el sistema de copias de seguridad sólo sirve para gastar el dinero de la empresa, lo cierto es que es uno de los activos más valiosos que puede tener en caso de ocurrir cualquier problema. No sólo para que no perdamos información de nuestros clientes, organismos públicos y tributarios, sino también para que terceros, a los que podamos dar servicios y/o acceso a la información, tengan siempre disponible los datos y archivos con los que trabajen.