Gestión de pedidos de compras
En el sistema integrado de cálculo de necesidades, Duir ya cuenta con la opción de crear pedidos de compras pendientes de revisión por parte del usuario, de los artículos en los que se detecte una ruptura de existencias.
Estos pedidos se asignan al proveedor habitual de cada artículo agrupando las necesidades. Desde luego, el usuario siempre tiene la última palabra y tiene la opción de cambiar un artículo de un pedido a otro, crear nuevos pedidos o añadir manualmente nuevos artículos.
Por otro lado, la gestión de pedidos de ventas es capaz de crear automáticamente los pedidos de compras de los artículos marcados como “Compra sobre pedido”. Pero, estos sí, se crean de uno en uno y enlazan internamente el pedido de compras con el pedido de ventas. Como la existencia de un pedido depende de la existencia del otro, es importante mantener esta relación.
Aunque este sistema está funcionando bien y cubriendo nuestras necesidades, siempre nos ha faltado disponer de un gran gestor de pedidos de compras. Nuevamente, gracias a la colaboración de algunos usuarios de nuestra comunidad (especial mención a Germán Lacal de Tuberplas, S.A.), se ha desarrollado esta ampliación del módulo de Compras.
Gestión integrada de borradores de compras
Este proceso agrupa toda la información de necesidades de Duir en una sola pantalla de gestión:
• las necesidades de compras de los productos en almacén, creadas en un cálculo de necesidades, aparecen en esta pantalla;
• los productos que se compran contra un pedido de ventas (compra sobre pedido), también salen en esta pantalla mostrando el número de pedido de venta, el cliente, la fecha de entrega prevista, etc.
Reuniendo toda esta información podemos crear pedidos de compras con mucho más detalle de información, agrupando como creamos conveniente la información e intentando negociar mejor precio al poder acumular las necesidades para un mismo proveedor.
Además, manualmente se puede incluir artículos, aunque no exista la necesidad, y productos habituales que hayamos comprado con anterioridad al proveedor; en este caso, se detalla el consumo medio y el período de cobertura estimado con las existencias actuales.
Todas estas herramientas tienen como objetivo aumentar la compra por pedido para conseguir las mejores condiciones posibles.
Los pedidos de compra creados en este proceso son únicos para cada proveedor y agrupan todos los artículos en el mismo documento. Usando este nuevo sistema de gestión de compras, el enlace de pedidos de compras con los pedidos de ventas está situado a nivel de cada una de las líneas del pedido y no, como en el sistema anterior, de forma genérica en la cabecera del pedido.
Este proceso, ideal para la gestión global de las compras, es un proceso de composición de distintos escenarios por lo que necesita de un tiempo de análisis por parte del responsable de compras. Con el objetivo de que el trabajo realizado no se pierda al atender otras funciones, se ha dotado a este proceso de una situación de suspensión (standby) que permite al usuario guardar la situación en la que se encuentra y recuperar ese instante con posterioridad.
Para optimizar el esfuerzo de composición de nuevos pedidos gestionando la información de varios proveedores a la vez, este proceso puede llegar a crear múltiples pedidos de compras.