¡Ya era hora!, nos dicen.
Este, está siendo un año extraño para todos y parece que las cosas funcionan a un ritmo propio y aún no demasiado definido. Pero aquí estamos de nuevo, llegamos con otro resumen de las últimas novedades y prestaciones añadidas a nuestro programa de gestión.
Estos son los cambios y mejoras que han aparecido durante estos pasados meses y que ya están liberadas en la nueva versión de Duir. Les recordamos que, si están interesados en
cualquiera de ellas, en su puesta en marcha o ampliar la información de este
artículo, no duden en ponerse en contacto con nuestro departamento comercial.
Modificación de las restricciones sobre los caracteres especiales que podemos incluir dentro de los documentos externos (albaranes de recepción de mercancías, facturas de compras, etc.)
Con la finalidad de permitir el máximo de caracteres posibles hemos separado su control en dos niveles:
- el primero y más restringido, para los usuarios que no disponen del módulo Duir Gestor documental, ya que usan las propias carpetas del sistema como organizador de la documentación y es Windows quien establece las limitaciones,
- el segundo es para los usuarios que sí disponen del módulo Duir Gestor documental, en este caso, y como los documentos se almacenan en una base de datos propia, no hay tantas limitaciones.
Pasamos a definir los caracteres restringidos en cada uno de los casos:
- para los usuarios con módulo Duir Gestor documental
- y, además de los anteriores, para los usuarios sin módulo Duir Gestor documental
Y ya que hablamos de Duir Gestor documental e intentando seguir el hilo temático, debemos comentar las ampliaciones realizadas en ese módulo:
Se han realizado los enlaces directos de albaranes de recepción de mercancías y facturas de compras.
Aunque ya podíamos acceder a los documentos desde los propios procesos administrativos de Duir, se ha añadido la opción de poder seleccionar el archivo digital en el mismo instante en que se registra el documento administrativo.
De esta forma, la función de añadir el documento digitalizado ha pasado de realizarse en diferido desde el gestor documental, a poder hacerse de forma simultánea durante el proceso del registro administrativo; eso sí, tenemos que contar con que, si la fuente del documento no es digital (factura por correo ordinario), debemos disponer de un escáner accesible de forma rápida desde el mismo terminal. No tendría sentido y retrasaríamos el proceso administrativo, si al activar esta función debemos ir a escanear un documento a otro lugar del despacho.
Con estas nuevas opciones se cierra el círculo de trazabilidad documental en compras. Esta trazabilidad ya existía en los procesos de los módulos comerciales pero en compras nos faltaba cerrar el círculo. Ahora, con estos últimos ajustes, ya disponemos de la trazabilidad total de los documentos: tasaciones de proveedores, pedidos de compras, recepción de mercancías, facturas de compas, DUA, control de calidad, etc.
También hemos cambiado, y esperamos que para mejorar, las conexiones remotas del gestor documental. Ahora funcionan como en el programa de gestión y usan parámetros de arranque que identifica cada una de las conexiones de forma independiente. En breve se publicará un artículo monográfico sobre la configuración de estas conexiones.
En el tratamiento de pedidos de ventas, se añadido un campo para identificar a la persona, trabajador del cliente, que realiza el pedido. De esta forma se tiene un control estricto sobre el personal autorizado por el cliente para realizar estas funciones.
Este campo puede ser obligatorio u opcional, dependiendo de un nuevo parámetro incluido en la ficha maestra del cliente, apartado de Controles.
Tanto en el proceso de pedidos de ventas como en la gestión de presupuestos se ha habilitado la opción de visualización de la imagen principal del producto. Activado por parámetros, en estos procesos saldrá, a la derecha, donde ahora sale la información sobre existencias y consumos, la fotografía fija del producto.
En el módulo Duir Punto de venta o Mostrador, se ha definido un contador propio para los documentos en suspensión.
Desde que se ampliaron los controles sobre autorizaciones por exceso de riesgo y bloqueos de todo tipo, se estaba reclamando la individualización de estos documentos que, aunque desaparecen, han de realizar todo el circuito de autorizaciones de forma completa e inequívoca.
Cuando hablamos de documentos suspendidos, nos referimos a aquellos que quedan retenidos mientras atendemos a otros clientes. Bien porque necesitan una autorización, bien porque se esté preparando la mercancía o por cualquier problema en el momento del pago, etc.