En los procesos de presupuestos y pedidos de ventas e, incluso, en el gestor de ventas de mostrador disponemos de unos elementos de consulta sobre cada uno de los artículos que tenemos en el documento. Se trata de una especie de analítica de datos con la finalidad de que el usuario pueda conocer con exactitud la situación y circunstancias de cada línea del pedido.
Información básica del artículo
Incluye datos sobre la unidad de almacenamiento, ubicación en el almacén e identifica claramente los artículos de compra sobre pedido (aquellos que no entran en el Cálculo de necesidades del almacén y se compran exclusivamente bajo demanda de los clientes y para un pedido concreto).
Información sobre las existencias
Aquí debemos comentar los cuatro valores de los que disponemos por separado:
Existencias. Se refiere a las unidades que tenemos en almacén de este producto. Usando los Parámetros generales del programa podemos decidir, si debemos incluir las existencias de todos los almacenes o sólo las de almacén en el que nos encontramos.
Esta decisión depende en gran medida de la localización geográfica de nuestros almacenes. Si están cercanos y tenemos la posibilidad de acceder con facilidad a ellos, podemos optar por enseñar las existencias totales; en caso contrario, solo las de nuestro almacén.
Si hemos decidido enseñar las existencias acumuladas de todos los almacenes, es posible desplegar el detalle y conocer las unidades que hay en cada uno.
Bajo el término “Reservas” incluimos las unidades que aún tenemos en existencias y están reservadas para próximas entregas (incluye pedidos de ventas pendientes de entregar a clientes y procesos de fabricación en marcha). Como siempre, uno de los parámetros generales de la aplicación nos permite incluir o excluir el pedido en curso dentro de estas reservas.
En este caso, también podemos solicitar un detalle para conocer exactamente para qué clientes u órdenes de fabricación están reservadas cada una de las unidades.
El disponible inmediato no es más que las existencias reales de las que disponemos: es el resultado de restar las reservas de las existencias físicas.
Y, para finalizar, disponemos de los pedidos de compras (incluye también los procesos de fabricación en marcha). Este dato nos permite conocer las unidades que tenemos pendientes de recibir.
Como en los demás casos, podemos solicitar el detalle para conocer los pedidos de compra uno a uno, a qué proveedores se ha pedido, cuándo se solicitaron y sus fechas previstas de entrega.
Esta información nos permite asesorar al cliente sobre nuestras existencias y disponibilidades. Además, en el caso de no disponer de existencias, podemos determinar las posibles fechas de entrega, ajustándolas a las fechas de recepción de nuestros pedidos de compras.
Información y tendencias del consumo
En este apartado contamos con las ventas del mes actual identificado como Consumo-0, y las ventas de los tres meses anteriores. Estamos hablando de las ventas del cliente del documento en proceso y de este artículo.
De esta forma conseguimos información sobre las unidades que nos ha comprado el cliente en estos períodos.
Debemos tener en cuenta que, en el primer período, el del mes actual, se incluyen todos los pedidos de ventas que aún no se han servido. En los demás períodos hablamos de las ventas reales: las enviadas y/o facturadas.
Uno de los parámetros generales de la aplicación nos permite incluir o excluir el pedido en curso dentro de los datos de consumo, a gusto del usuario.
Hay un dato más que sale en la cabecera de este apartado, se trata del consumo medio mensual. Este dato se calcula con los datos reales de ventas; es decir, con el acumulado de los meses anteriores (el total de mes actual se excluye del cálculo).
Debajo de los datos numéricos disponemos de una barra de color que identifica la potenciación del producto. Responde a la pregunta: ¿este mes el cliente nos está comprando lo que suele consumir?
Si la barra está en verde, tenemos claro que se trata de un producto potenciado, se está solicitando este mes una cantidad igual o superior al consumo medio. Si la cantidad solicitada es menor que el consumo medio, se van degradando los colores (20%, 10%) hasta llegar al rojo.
Es el momento, incluso mientras tenemos el cliente al teléfono, de preguntarle, si está abastecido, si no necesitará más cantidad, etc. Una bajada drástica en el consumo medio puede indicar una situación de bajada de ventas del propio cliente o la intrusión de alguno de nuestros competidores.
Duir intenta con esta información acercarnos más al cliente y ofrecernos una imagen exacta de su situación y, en la medida de lo posible, hacer que la demanda aumente.
Imagen principal del artículo
Se utiliza para su identificación visual.
Pedidos de compras
Para los artículos que se compran sobre pedido, disponemos de un elemento de consulta propio que nos identifica en qué pedido de compras se ha solicitado al proveedor el artículo de este pedido de ventas.
Desde el módulo de compras la información es a la inversa, nos enseña qué pedido de ventas provocó el pedido de compras al proveedor. De esta forma, se establece un enlace entre ambos departamentos.
Puesto que estos artículos se compran exclusivamente para satisfacer las necesidades de un cliente, este enlace establece ciertas limitaciones de tratamiento.
Una vez solicitado el pedido de compras al proveedor y confirmado, no se podrá anular el pedido de ventas. Se deberá comprobar que el proveedor pueda anular también nuestro pedido de compras; solo en este caso, podremos romper este enlace y proceder a la anulación del pedido de ventas.