La factura electrónica obligatoria es una de las medidas aprobadas en el marco de la Ley Crea y Crece, una norma que vio la luz el pasado septiembre de 2022 y que, entre otras cosas, avanza en la digitalización de las transacciones para empresarios y profesionales.
Desde el 15 de enero de 2015 es obligatorio para la facturación a las administraciones públicas y todavía no hay fecha exacta para que la facturación electrónica empiece a ser obligatoria en el sector privado. No obstante, está estimado que a partir del 2024 todos los negocios que facturen más de 8 millones al año deberán empezar a usarla, y en el 2025 todos los demás.
Aun así, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital sacó a audiencia pública en junio el Proyecto de Real Decreto para desarrollar el reglamento de la facturación electrónica. Sin embargo, y en parte motivado por el adelanto electoral, la tramitación del texto se está retrasando y aún no ha llegado al Consejo de Estado. Esta parálisis pospondrá la obligación para que lo apliquen las compañías, ya que el texto señala que, una vez se aprobara el reglamento de la facturación electrónica, las empresas y profesionales que facturen más de 8 millones al año tendrán que digitalizar sus facturas en el plazo de un año y aquellos que facturen menos, en dos años.
Factura-e, ahora para todos, y su aplicación en Duir
Este proyecto de adaptación a la obligatoriedad de la facturación electrónica nació hace ya más de un año en Duir, aprovechando la participación económica de algunos de nuestros usuarios.
Por descontado que ellos dispondrán de privilegios en los costes de implantación, pero nuestro programa dispone ya de un módulo específico para que todos nos podamos beneficiar de esta nueva función.
Como siempre y siguiendo la filosofía del programa, el proceso de desarrollo ha sido muy complejo con el objetivo que su manejo sea muy simple.
El usuario tendrá que hacer… ¡Buff! Nada, en absoluto. No tendrá que hacer nada. Facturar como lo hace siempre y Duir se encargará de resto.
¡Bueno! Necesitamos disponer del módulo de Gestor Documental Duir para almacenar los documentos y tener instalada en nuestro PC la firma digital de la empresa. Os recuerdo que estos documentos de factura-e salen ya firmados digitalmente y en formato XML.
En la ficha maestra de clientes y suponemos que en todos los casos, debemos activar el campo que identifica que desea la factura por e-mail de forma automática. Necesitamos disponer de contactos que reciban esta documentación administrativa con sus correros electrónicos y activar también el campo que obliga a firmar digitalmente estos documentos.
Duir se encarga de todo. Cuando vayamos al proceso de Listado de facturas, será el programa el que se encargará de imprimir lo que se necesite imprimir, enviar por e-mail lo que se necesite enviar y ya está. El usuario solo decide cuándo enviar sus facturas, el resto es automático.
Este nuevo módulo, como la conexión con el sistema SII, tendrá un coste inicial de implantación y conexión, un pequeño coste adicional para cada empresa añadida que se sume a la misma conexión y un coste anual por las transacciones que se realicen: facturas-e firmadas digitalmente.
Por descontado que nuestro módulo de Gestor Documental se convierte en imprescindible en este caso. No tan solo aportando el soporte para todos los documentos de la empresa, también gestiona su trazabilidad y la nueva función de firma digital.
Es posible que en un futuro, si la Administración Pública crea una plataforma centralizada como repositorio para todas las facturas, nos veamos obligados en enviar estos documentos también a esa plataforma pero esa será otra contienda. De momento, bastante tienen con organizar lo que han puesto en marcha.
Dudas sobre la factura electrónica y las respuestas que nos dan
¿Las plataformas para la Facturación Electrónica a las que obliga la Ley Crea y Crece las pondrá la Administración o habrá que comprarlas en el mercado?
Se ha abierto una audiencia pública sobre el documento del desarrollo reglamentario, donde se está estudiando la necesidad de que exista una plataforma pública, aunque a priori no está prevista dicha plataforma, ya que existen soluciones adecuadas en el mercado privado.
¿Se implementará una solución pública de facturación electrónica?
Aunque inicialmente no se había considerado esa opción, el proyecto de reglamento contempla la creación de una solución pública de facturación electrónica, la cual estará a cargo de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Esta solución pública no solo proporcionará un mecanismo centralizado para la facturación electrónica, sino que también actuará como repositorio para todas las facturas.
¿Se va a imputar a las empresas un gasto más con lo que establece la Ley Crea y Crece?
Desde luego requerirá una cierta inversión pero también es cierto que la implantación de la Facturación Electrónica es una oportunidad para que las empresas automaticen el ciclo completo O2C y P2P, digitalicen procesos manuales y repetitivos y ganen en eficiencia, lo que redundará en un ahorro de costes muy superior a lo que pueda suponer la inversión inicial.
¿Cuándo debe empezar el proceso de selección de la solución y de implantación de la Facturación Electrónica para cumplir la Ley Crea y Crece?
Independientemente de los plazos legales para la implantación (1 año para empresas que facturen más de 8 millones y 2 años para las que facturen menos), la implantación de la Facturación Electrónica va a suponer en muchos casos un cambio cultural y de rutinas dentro de la empresa, por lo que sería más que conveniente que el proceso de implantación comience cuanto antes y así se eviten problemas cuando llegue el plazo límite.
¿Qué información recibe nuestro cliente?
Al receptor de la factura le llegarán a través del correo electrónico dos archivos: uno en formato PDF con la representación gráfica de la factura, para comprensión humana, y otro en formato XML, con los datos digitales para comprensión por el software de gestión del negocio que la empresa utilice.
¿Qué plazo tenemos para enviar la factura electrónica?
Desde el 1 de enero de 2023 se reduce plazo a un día para enviar facturas electrónicas. Como sabemos, hasta el 31 de diciembre del presente año los emisores tienen un plazo de tres días calendarios para enviar la factura o nota electrónica correspondiente.
¿Hay que realizar Facturación Electrónica a los clientes y proveedores internacionales para cumplir la Ley Crea y Crece?
No, solo afecta a aquellos clientes nacionales o que operen bajo el registro del IVA en España. Los proveedores internacionales no tendrán que enviar la factura electrónica ni tienes que enviarla a tus clientes internacionales.
¿Durante cuánto tiempo una empresa debe tener disponible su facturación a clientes según la Ley Crea y Crece? ¿Qué pasa cuando un cliente deja de serlo? ¿Durante cuánto tiempo la empresa debe mantener sus datos?
Se deberá mantener un histórico de 4 años, aunque el cliente haya dejado de serlo y éste deberá tener acceso a sus facturas y capacidad de descarga durante ese tiempo. Igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.
¿La facturación electrónica sustituye la obligación de suministrar información tributaria?
No, la implementación de la facturación electrónica no sustituye las obligaciones de suministro de información tributaria existentes. Los obligados seguirán cumpliendo con las obligaciones de suministro de información tributaria en relación con la facturación, ingresos y pagos, según lo establecido en sus términos. Es importante destacar que, aunque esta obligación de suministro de información tributaria se mantiene, sin embargo, se introduce una modificación en el pago de facturas para los sujetos pasivos incluidos en el Suministro Inmediato de Información del IVA, de acuerdo con lo establecido en el presente reglamento. Esto significa que la facturación electrónica no reemplaza la necesidad de cumplir con las obligaciones tributarias existentes, sino que proporciona un nuevo marco y procesos para facilitar la gestión y el intercambio de información en línea con las disposiciones legales y regulatorias.