Estos son los cambios y mejoras que han aparecido desde la última publicación y que ya están liberadas en la nueva versión de Duir. Les recordamos que, si están interesados en
cualquiera de ellas, en su puesta en marcha o necesitan ampliar la información de este
artículo, no duden en ponerse en contacto con nuestro Departamento comercial.
En el proceso de Facturación de albaranes de ventas se han añadido los comentarios del cliente, con o sin alerta de movimiento (a la derecha del campo Cliente) y las observaciones del albarán (a la derecha del campo Nombre). Es una ayuda importante que nos permite consultar esos datos sin necesidad de salir del proceso de Facturación.
También disponemos de un nuevo campo en la parte superior de la pantalla, a la derecha, donde seleccionamos los valores de las facturas que vamos a crear. Nos referimos al Código de envío de documento de factura (CE).
Este campo nos permite organizar nuestras facturas por grupos. Estos grupos quedan grabados en cada factura y permiten parametrizar los textos de los TXMAIL cuando se vayan a enviar al cliente.
En la carpeta de Recursos comunes de Duir encontraremos los archivos TXMAILFACnni.txt, donde “nn” corresponde a este Código de envío de documento de factura, e “i” corresponde al idioma del cliente.
De esta forma podremos personalizar el cuerpo de nuestros mensajes usando este nuevo campo.
Estos grupos disponen de un mantenimiento propio en el menú de Base de datos, Tablas fijas y su funcionalidad se activa por parámetros.
Y ahora, hablemos del FACe (facturación electrónica) y sus comunicaciones.
Este proyecto de adaptación a la obligatoriedad de la facturación electrónica nació hace ya más de un año en Duir, aprovechando la participación económica de algunos de nuestros usuarios.
Por descontado ellos dispondrán de privilegios en los costes de implantación, pero nuestro programa dispone ya de un módulo específico para que todos podamos beneficiarnos de esta nueva función.
Como siempre y siguiendo la filosofía del programa, el proceso de desarrollo ha sido muy complejo con el objetivo que su manejo sea muy simple.
El usuario tendrá que hacer… ¡Buff! Nada, en absoluto. No tendrá que hacer nada. Facturar como lo hace siempre y Duir se encargará de resto.
¡Bueno! Necesitamos disponer del módulo de Gestor Documental Duir para almacenar los documentos y tener instalada en nuestro PC la firma digital de la empresa. Os recuerdo que estos documentos de factura-e salen ya firmados digitalmente y en formato XML.
Seguimos pendientes de que el gobierno defina la estructura de los archivos de envío de información, pero el resto lo tenemos liberado, aunque hoy no se comunica con ninguna plataforma.
Una nueva opción se ha incorporado al sistema de configuración de la factura electrónica, ahora los medios de pago están parametrizados en la tabla de Tipos de efectos.
Nos referimos a Medios de pago (PaymentMean) para factura-e, campo Me.
Se ha implantado por completo el uso de envío de coreos electrónicos en formato HTML que incluye todos los sistemas de seguridad actuales. Este sistema usa necesariamente el módulo de Gestor documental y nos ha obligado a realizar ciertos cambios que ya llevábamos tiempo aplazando:
- ahora disponemos de campos más largos para usuarios y contraseñas;
- también disponemos de un nuevo sistema de criptografía con una gama ampliada de caracteres para su uso en las contraseñas;
- la gestión de impresión de documentos también se ha adaptado a estos cambios,
- en nuestro Gestor documental ya podemos usar las mismas firmas que usamos en Outlook en nuestro propio gestor documental;
- como el nuevo sistema de envío de correo electrónico usa directamente el sistema SMTP, los mensajes no pasan por el gestor de correos de Windows y no se almacenan directamente en la bandeja de mensajes enviados; no obstante, podemos enviar una copia al remitente que, usando una simple regla de nuestro gestor de correos de Windows, podremos situar automáticamente en la carpeta deseada y el resultado será el mismo.
Para nuestro módulo de Recursos Humanos hemos añadido los turnos de trabajo.
Buscando siempre mejorar y ayudar en todas las funciones de la empresa, y también por requerimiento de nuestro cliente Tuberplas de manos de Germán Lacal, su director de Control de Calidad, se ha desarrollado un nuevo proceso para realizar la Devolución de mercancías de clientes.
No nos extenderemos más en este artículo porque en unos días dispondremos de un monográfico sobre este proceso.
En el mantenimiento de Clientes potenciales, donde hasta ahora podíamos abrir solamente sus contactos, se han añadido también las posibles direcciones de entrega. Esto nos permite crear presupuestos de ventas con direcciones de entrega preestablecidas.
En el módulo de Contabilidad nuestros Informes y Balance de comprobación de saldos ya se exportan a formato Microsoft Excel CSV.
En la consulta de Contactos y direcciones de la ficha maestra de Clientes se han añadido los campos que identifican qué tipo de documentación recibe cada uno de ellos:
- administrativa (facturas);
- logística (albaranes de envío de mercancías);
- comercial (presupuestos y pedidos de ventas);
- certificados de calidad (certificados de calidad).
En cada uno de los casos el contacto sale marcado para envío del correo electrónico de forma automática dependiendo del documento que estemos enviando.
También hemos añadido un nuevo proceso que controla las peticiones de los clientes que no han podido ser atendidas; productos que no tenemos en catálogo o roturas de existencias puntuales.
Bajo de nombre de Solicitudes de clientes no atendidas encontraremos un informe completo de incidencias y/o sugerencias de ampliación del catálogo de productos, al poder comprobar cuántas veces nos han solicitado un determinado artículo y no hemos podido responder.
* Abrimos esta entrada con la imagen de una obra de Joaquín Sorolla y Bastida, Playa de Valencia, luz matinal, 1908. Uno de sus numerosos cuadros, pintados en la playa de Malvarrosa, su estudio de luz preferido. Se encuentra en la colección de la Sociedad Hispánica de América en Nueva York.
“Tenía Sorolla la vista fácilmente impresionable a cuanto se mueve en el mundo, y como lo que más se mueve es la luz, cambiando a cada instante, fue la luz la musa inspiradora de sus mejores cuadros. Sólo la poderosa imantación de su sensorio hacia ella le elevaba sobre el nivel común. Su cerebro era declaradamente fototrópico. El sol le atraía, y él captaba audazmente al sol, tomando a préstamo su luz brillante, que manejó a placer”. (Amalio Gimeno, en su discurso académico de contestación al de Sorolla, Madrid, 1924)