Ya estamos de nuevo aquí y os traemos las últimas novedades y prestaciones añadidas al programa de gestión modular DUIR.

Estos son los cambios y mejoras que han aparecido durante estos pasados meses y que ya están liberadas en la nueva versión de Duir. Les recordamos que, si están interesados en
cualquiera de ellas, en su puesta en marcha o ampliar la información de este
artículo, no duden en ponerse en contacto con nuestro departamento comercial.

En la ficha del cliente y como completo al envío automático de la factura al cliente, se ha añadido un nuevo campo que permite la selección del formato del nombre del archivo PDF. Este nuevo campo, “Formato para envío de facturas por e-mail”, tiene un contenido numérico que identifica el tipo de formato del nombre del archivo PDF, pudiendo disponer de varios formatos y seleccionar el deseado por cada cliente.

Como los formatos son personalizables, podemos adaptarnos a cualquier necesidad que nos encontremos con nuestros clientes, p.ej.: <año><número de factura>.pdf, <número de factura>.pdf, __<número de factura>.pdf, etc.

Así mismo, y para estos e-mails, el texto del cuerpo del mensaje se ha parametrizado con campos de gestión, de forma que podremos hacer referencia a #04 (fecha de la factura) o a cualquier otro campo deseado usando máscaras numeradas. El detalle de los campos disponibles lo encontrareis, como siempre, en el archivo TX Documentos.txt de vuestro servidor.

Con este, ya son varios los documentos enviados de forma automática por e-mail que son personalizables por el mismo usuario:

TXMAILdddi – Texto del cuerpo de e-mails (d-tipo de documentos, i-idioma del cliente):

Tipo de documentos:

  • PRE – Presupuestos
  • XPRE – Documento externo de presupuesto
  • REN – Presupuesto de alquiler de maquinaria
  • PED – Pedidos de ventas
  • ALB – Albaranes
  • FAC – Facturas
  • RCB – Recibos
  • VTO – Aviso de vencimientos de un solo cliente
  • VTOM – Aviso de vencimientos masivo (oculto)
  • FUS – Notificación de fusiones de vencimientos
  • SRP – Presupuesto de solicitud de servicios
  • SRV – Solicitud de servicios (documento enviado al a operario)
  • NOE – Notificación de disponibilidad de existencias (oculto)
  • NOT – Notificación de cambio de precios

Campos parametrizados

  • #01 Número de documento
  • #02 Fecha de documento dd/mm/yyyy
  • #03 Mes del documento
  • #04 Año del documento
  • #05 Vencimiento dd/mm/yyyy
  • #06 Importe total
  • #07 Importe bruto (sin impuestos)

En el envío masivo de facturas por e-mail y siguiendo con el mismo asunto, se ha añadido una nueva opción que permite al usuario ver un resumen de los documentos que se van a enviar antes de proceder al envío.

El campo Observaciones de la ficha del cliente y de cualquiera de sus direcciones y/o contactos, se ha convertido en un histórico de comentarios (ya eran muchos los usuarios que las usaban con este sentido). 

La activación mediante las teclas CTRL_INS desde el mismo campo Observaciones, añade una línea automática al principio del texto con la fecha, la hora y el usuario que está haciendo la anotación para que podamos escribir a continuación el texto deseado.

Sobre las direcciones y contactos de los clientes, se ha bloqueado la ventana de la parrilla donde salía un índice de todas ellas cuando su número es mayor a veinte direcciones. Con este cambio se evita una consulta masiva de direcciones en el mismo programa de mantenimiento de clientes y se gana en tiempo de gestión. Cuando se dispone de muchas direcciones en un solo cliente, podremos acceder al mantenimiento directo de direcciones y contactos (desde la misma ventana de clientes) y desde allí podremos hacer las consultas que necesitemos directamente sobre las direcciones.

De todas formas, en los casos en los que un cliente tiene muchas direcciones –hablamos de 200 o 300,- nos encontramos con un problema de otra índole, quizás estamos usando las direcciones para casos no apropiados. Desde aquí rogaría a los usuarios que se encuentren en esta situación para que nos envíen un e-mail comentando su problemática y el motivo por el que usan tantísimas direcciones sobre el mismo cliente. Seguro que encontraremos la forma de adaptar el programa a sus necesidades sin sobrecargar este apartado.

Siguiendo con este tema, el contacto principal del cliente, el que figura en la ficha maestra en la solapa de Datos generales, puede cargarse o no de forma automática en los documentos de ventas (presupuestos, pedidos de ventas, etc.)  como contacto o dejar esos campos en blanco para que, en cada documento, anotemos un contacto específico para cada transacción.

El contacto principal del cliente es un campo que, en próximas versiones del programa, desaparecerá y se convertirá en un contacto más marcado como “Principal”. Así que podemos ir haciéndonos a la idea de que los datos que ahora ponemos en esos campos desaparecerán del programa. Evidentemente no perderemos la información: cuando este cambio se lleve a cabo, todos los datos contenidos en estos campos serán traspasados a direcciones y contactos, y marcados como “contactos principales” de forma automática.

En la ficha maestra del artículo un nuevo identificativo en rojo y con una fuente de un tamaño contundente dejará claro desde ahora, que el artículo en cuestión se compra bajo pedido y que no procede sistema de planificación para él (texto parecido al “DESCATALOGADO”).

También en artículos, en concreto para sus búsquedas abreviadas, donde antes no salían los artículos descatalogados, desde ahora y sólo en el mantenimiento de artículos y para supervisores, saldrán esos códigos marcados en rojo. Hay muchos usuarios que usaban esta herramienta rápida y abreviada para localizar los artículos pero, como no existía la opción de que salieran los descatalogados, se convertía en algo poco práctico si deseaban modificarlos por medio del programa de mantenimiento básico.

También quisiéramos comentar que, tanto el mantenimiento de artículos como el mantenimiento de cliente, potenciales y direcciones y contactos, son nuevos. Todos ellos funcionan ya en monitores panorámicos y sus datos se han reagrupado y distribuido de mejor manera. Ya sabemos que estos cambios que parecen exclusivamente estéticos son molestos y al usuario le desconcierta no encontrar en el mismo lugar el Número de póliza de la Aseguradora de riesgos. Pero entendemos que mejorando la agrupación de los campos que forman grupos compactos por temática, y abriendo más espacio entre ellos se facilita la lectura de la pantalla así como la lógica de su localización.

Por ejemplo, en los artículos, antes teníamos la localización por almacenes y sus existencias máxima y mínima en el mismo lugar. Ahora, las localizaciones están en la solapa Unidades y precios y las existencias máxima y mínima de cada almacén, en la de planificación.

Atendiendo a otra sugerencia muy aclamada, ya salen los efectos negativos en el programa de preparación de Confirming.

En el proceso de abonos automáticos, el control sobre las cantidades procesadas se ha hecho más estricto para vigilar al máximo que no existan errores posibles en las cantidades abonadas, incluso cuando éstas se realizan en más de un abono sobre la misma factura.

El proceso de Estadísticas de ventas agrupadas se ha configurado recientemente para que, cuando realizamos el informe sobre pedidos de ventas recibidos en un determinado período, no salgan aquellos que han sido cancelados por el cliente. Después de consultar con varios usuarios se ha determinado que es la forma óptima de usar este informe; no obstante, si alguien se ve contrariado por esta adaptación ya que es genérica para todos los usuarios Duir, bastará con que se ponga en contacto con nosotros y se intentará dar solución a este asunto sin perjudicar a nadie.

Para facilitar el seguimiento de nuestros envíos a los clientes, se ha añadido un nuevo campo en el albarán de salida de mercancías, el número de “tracking” de la agencia de envío. Si la agencia lo permite y nosotros enviamos un e-mail, notificando la salida de la mercancía de nuestro almacén, también podemos incluir en él el número de seguimiento de la agencia de envío para que el cliente pueda conocer en todo momento, dónde se encuentra su envío.

Y, por último, se ha ampliado el concepto de búsqueda de artículos, como ya existía en la consulta de clientes, haciendo que puedan combinarse las búsquedas por dos campos simultáneamente. Usando el carácter “|” (al lado derecho de la tecla 1 del teclado alfanumérico), podemos encadenar dos campos, p.ej., si deseamos buscar un cliente por apellido y población, podríamos escribir “matinez|sant cugat”, la búsqueda obtenida será un resumen de todos los Martínez de Sant Cugat.

Hacemos hincapié para quien aún no lo sepa, en que Duir no diferencia mayúsculas y minúsculas en sus búsquedas, tampoco los acentos son problemas. La lista completa de valores de búsqueda se guarda siempre eliminando sus posibles acentos, diéresis y demás signos ortográficos. Tampoco diferenciamos entre campos de búsqueda, todos están al mismo nivel y no importa si buscamos un nombre o un teléfono, tanto da.

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